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国家公派留学人员在德期间办理报到和各类审批手续须知
(2021年10月更新)

2021-10-13
 

  一、报到与日常生活

         1.办理报到手续

  国家公派留学人员(以下简称“留学人员”)抵德后,应按照规定及时通过国家留学基金委“国家公派留学管理信息平台”(网址:http://s.csc.edu.cn,以下简称CSC系统)办理网上报到手续。网上报到所需材料、要求和流程见:http://www.de-moe.org//article/read/12033-20170504-472

  提示:

  (1)务必准确填写本人和导师在德电话、邮箱、收件地址和微信等联系方式。

  (2)报到之后联系方式发生变更的,应及时更新,确保联系畅通。

  (3)使用CSC系统过程中的技术问题请根据页面提示发送邮件给留学基金委(xxzy@csc.edu.cns_support@csc.edu.cn

  2.参加医疗保险

  留学人员应按照德国社会保险法规定投保相应医疗保险,确保在德居留合法。

  提示:

  (1)医疗保险无故中断会导致已有的居留许可失效,以及本人健康、医疗失去保障。

  (2)国家奖学金包含医疗、意外保险等费用,留学人员应根据所在地规定统筹投保,自行负责。

  3.上报户口

  留学人员应按照规定及时到所在城市的市政机构办理登记手续(Anmelden)。

  4.延长居留许可

  在签证到期前到当地外国人管理部门(Auslaenderbehoerde)办理延长居留许可手续。

  提示:要充分了解德国办事规则、方式和效率,留出合理审批时间,确保有效衔接。

  5.奖学金领取

  国家奖学金通过留学基金委统一办理的专用银行卡发放。请务必及时在CSC系统确认收卡并按银行要求激活银行卡。

  提示:

  (1)国家奖学金一般在每月中旬发放,如有问题可邮件联系管片老师20@de-moe.org留学基金委zwde@csc.edu.cnjxj@csc.edu.cn)。

  (2)如遇到银行卡问题,请直接联系银行,或邮件联系留学基金委协助解决

  6.重视安全

  在国外期间,要特别注意人身、财产安全,遵守当地法律法规,了解、熟悉周边环境,预先采取必要的防范措施;要经常登录中国驻法兰克福总领馆、外交部和驻德使馆官方网站和微信公众号,了解领事服务内容以及其他安全防范、预警通知。

  7.定期与亲人和朋友联系

  人在异国他乡,远方亲人牵挂。请务必保持与亲人、朋友联系,传递平安信息;加强与当地中国学生组织联系,积极参加有益活动,保持身心健康,提高应对各种突发情况的处置能力和互助效率。

  二、学习研修

    1.定期提交研修情况报告

  留学人员应严格按照规定定期通过CSC系统提交研修情况报告

  (1)报告周期:高级研究学者、访问学者、博士后和本科插班生每3个月提交一次,公派硕士研究生、博士研究生每6个月提交一次。起止时间:报到表抵达时间至应回国时间(含获得批准延期时间)。

  (2)主要内容:包括但不限于报告期学习、研究工作的主要内容,参加学术研讨交流、讲座和会议情况,学习、研究成果和撰写、发表文章情况,下阶段学习、研究计划等。报告用中外双语书写,中文字数700-1200字左右。

  (3)导师评价:主要对报告人学习、研究态度和能力,学习、研究内容和成果,以及团队合作精神和沟通协调能力等进行评价,提出相应建议。评价语言为英语或德语,使用学校(研究机构)或院系、部门的信笺纸,并有导师本人签名。

  (4)报告格式:参见附表1,可以根据实际需要增加相应内容、页数。

  提示:研修情况报告不能积攒多期一起提交。未按照规定定期提交研修情况报告的,将面临停发奖学金、终止国家公派留学资格等责任追究。

  2.回国休假与外出考察

  (1)人员范围:留学期限1年以上的国家公派硕士研究生、博士研究生,可利用假期时间回国休假、收集资料,或者赴留学所在国以外国家考察,费用自理。

  (2)审批方式:国家公派研究生回国休假、外出考察前应事先通过CSC系统提交申请。申请材料包括:本人申请书(格式见附表2)、德方导师同意函(或邮件)、机票行程单等;返德后应通过CSC系统及时销假

  (3)时间要求:留学期限在12个月至24个月(含)之间的,回国休假不超过1 个月,奖学金照发;24 个月以上的,回国休假不超过2 个月或每年1次不超过1 个月,奖学金照发;外出考察1次不超过15 天的,奖学金照发。超过以上次数和时间的,自超出之日起停发奖学金。

在同一年度内,回国休假或外出考察只能选择一项,不能同时享受。

  

  3.参加国际学术会议

  留学人员在留学期间赴留学所在国以外的国家参加国际学术会议时,须通过CSC系统办理备案手续,申请材料包括个人申请书(格式见附表2)、留学单位或导师的书面意见函及国际学术会议的邀请材料等。费用自理。

  4.年度复核

  国家留学基金委对攻读博士学位的研究生的学业进展情况进行年度复核,具体范围和要求由国家留学基金委直接联系留学人员和导师。留学人员如有疑问,可以直接联系留学基金委(prolocutor@csc.edu.cn)。

  提示:请确保本人和导师在 CSC系统的电子邮箱、电话号码等联系方式准确无误,以免因未及时接到通知、参加年度复核而影响奖学金发放。

  三、变更手续

  国家公派留学人员需要办理延期、提前回国、转学、转博士后等变更事项时,应通过CSC系统办理变更审批手续,提交所需申请材料的PDF格式文档;教文处老师在线审核并上报国家留学基金委;国家留学基金委在线复审并将审批结果反馈给申请人。

  1. 转学(变更留学单位和留学计划)

  留学人员在外留学期间一般不得改变留学单位或留学计划。在规定的留学期限内确需变更的,应提前两个月提出申请并提交以下材料:

  (1)申请书:内容主要包括本人基本信息、转学理由等(见附表3)。

  (2)国外原导师同意转学函(使用学校或院系的信笺纸、有导师签名)。

  (3)国外新导师同意接收函(使用学校或院系的信笺纸、有导师签名)。

  (4)联合培养博士生、硕士生和在职人员,还应提交国内派出单位同意转学的正式公函,公函须有文号,加盖大学人事处或国际交流处、研究生院公章,并附相关部门联系人姓名、电话和邮箱;联合培养博士生还须提交国内导师意见(有本人签字)。

  (5)在同一学校(研究机构)更换院系、专业或导师,按照转学办理。

  抵德时间已超过一年、因个人原因提出转学的,原则上不予受理。优秀本科生国际交流项目及其他录取时已确定留学单位的项目,一经录取不允许改变留学单位。

  提示:国家公派留学人员未按照规定办理转学申请,或未经国家留学基金委批准,擅自变更留学单位和留学计划,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  2.延期回国

  (1)延期申请:留学人员在外留学期间原则上不得延长留学期限。攻读硕士、博士学位的研究生在规定的留学期限内不能获得被录取时确定的学位,确实需要延长留学期限1个月以上的,应在规定的留学期限届满前2个月提出申请,并提交如下材料:

  申请书:主要包括本人基本信息、延期原因和生活费用来源等(见附表3)。

  国外导师同意函:内容包括并不限于对前期学习和研究成果的简要评价、对延期的意见、延期期限,以及是否提供经费资助等(与申请书表达意思一致)。使用学校或院系信笺纸,有导师签名。

  延期期间的研究计划(本人及导师签名)。

  已取得的主要成果(本人及导师签名)。

  联合培养博士生、硕士生和在职人员还须提国内派出单位同意延长留学期限的正式公函,公函须有文号,加盖大学人事处或国际交流处、研究生院公章,并附相关部门联系人姓名、电话和邮箱;联合培养博士生还须提交国内导师意见。

  (2)延期费用:延期期间所需经费原则上由国外留学单位(导师)或国内推选单位提供,或者本人自行筹措。自行筹措经费的,需在申请书中简要说明经费来源。

  (3)延期次数:延期留学期限原则上只能申请一次。申请人须和导师妥善沟通,制定合理的研修计划,确保顺利完成学业。

  (4)延期时间:公派博士研究生、硕士研究生延期时间最长不超过24个月;联合培养博士、硕士研究生在外累计留学期限不超过 24 个月(含延长期间);留学期限为24个月的联合培养博士生必须按规定时间回国报到,不得延期; 高级研究学者、访问学者、博士后、本科生原则上不允许延长留学期限。

  提示:凡擅自变更留学身份、留学期限者,均按违约处理,本人和保证人承担相应的违约责任。因航班等特殊原因超出规定留学期限1个月(含)以内抵达国内的,不属违约。

  3.博士后研究

  根据《国家公派留学人员管理规定》,对于国家急需专业领域、在国外获得博士学位的公派研究生,在留学所在国签证政策允许前提下,经国家留学基金委批准并办理续签《协议书》手续,可继续从事不超过两年的博士后研究。

  (1)公派研究生本人提前两个月提出申请,领馆教文处审核提出明确意见后,报国家留学基金委审批。所需材料同“延期回国”。

  (2)国家留学基金委根据博士后研究课题与国家科学技术、经济发展情况进行审批,必要时组织专家进行评审。博士后研究结束回国,应向国家留学基金委提交研究成果报告。

  (3)从事博士后研究期间一切费用自理。

  4.提前回国

  留学人员(不含公派本科生)因故不能继续学习,或者提前完成学业,需要提前1个月以上回国的,应提前办理审批手续,提交本人申请书(见附表3),内容包括:

  (1)基本信息:本人姓名、CSC学号、国内派出单位、留学单位、留学期限、资助期限、抵达(报到)日期、应回国日期、国外导师姓名、本人联系电话和邮箱。

  (2)提前回国原因:是否完成学习计划,如未能按计划完成学业,必须说明情况。

  (3)承诺事项:申请人已将提前回国事宜告知派出单位、留学单位和国内外导师,并获得各方一致同意;按照批准提前回国的时间按时回国报到;退还多领的奖学金(如有);继续严格遵守《资助出国留学协议书》约定条款,履行回国服务义务。

  (4)申请人承诺本人所说情况属实,自愿承担因此引起的一切责任和后果。

  对获得批准提前回国的,按财务规定结算奖学金(扣除或退还);当次留学资格不再予以保留;有违约行为的,按照《资助出国留学协议书》约定承担违约赔偿责任。

  5.中途回国

  (1)因病中途休学回国

  留学人员因病不能继续学习需中途休学,应提前办理备案手续,申请材料包括:申请书、国外导师同意函(有本人签名)、留学单位同意保留学籍函件、提出申请时所在医院出具的证明、机票行程单等。

  联合培养博士生、硕士生、本科生和在职人员还须提交国内派出单位同意公函,公函须有文号,加盖大学人事处或国际交流处、研究生院公章,并附相关部门联系人姓名、电话和邮箱。

  因病回国往返国际旅费及手续均自行负责,休学期间停发奖学金。因病中途休学时间累计超过1年的,当次国家公派留学资格终止。

  凡未经国家留学基金委批准,以患病或其他理由擅自休学或中途回国的,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  (2)因故中途短期回国

  留学人员因故中途回国的(一般为1个月以内,最长不超过3个月),应提前办理审批手续,申请材料包括:申请书、国外导师同意函(本人签名)、机票行程单(往返)等。

  联合培养博士生、硕士生、本科生和在职人员还须提交国内派出单位同意公函,公函须有文号,加盖大学人事处或国际交流处、研究生院公章,并附相关部门联系人姓名、电话和电子邮箱。

  因故中途回国的往返国际旅费及手续均自行负责,回国期间奖学金停发,留学期限、资助期限不予顺延。

  凡未经国家留学基金委批准,擅自中途回国的,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  6.国家公派本科生

  公派本科生延期/提前回国、赴第三国参加国际学术会议以及变更留学院校事项,均由其国内推选单位统一提交申请,领馆教文处审批后报国家留学基金委备案。申请材料如下:

  (1)申请书。

  (2)国外相关单位或部门的同意函件。

  (3)国内派出学校同意公函,须有文号,加盖大学人事处或国际交流处、研究生院公章,并附相关部门联系人姓名、电话和电子邮箱。

  (4)如果赴第三国参加国际学术会议,还须提交会议邀请函。

  (5)如果变更留学院校,还须提交新的留学院校的同意函。

  四、回国手续

    1.办理回国申请

  按期回国,以及经批准提前或延期回国的留学人员,应通过CSC系统提交回国申请。

  2.预订回国机票

  回国申请获批后,留学人员登录教育部留学服务中心“留学政务服务平台”(https://zwfwbl.cscse.edu.cn/toLogin)订购回国机票,流程详见:http://zwfw.cscse.edu.cn/cscse/lxfwzxwsfwdt2020/gplx72/blhz/410164/index.html

  如有问题,请邮件联系教育部留学服务中心(chuguo1@cscse.edu.cn

  经留学服务中心和领馆教文处同意自行订购回国机票的,由留学人员将机票行程单和付款凭据(PDF版)发给教文处(20@de-moe.org),教文处向留学服务中心出具自行订票证明,留学人员回国后按照规定向留学服务中心办理报销手续(限经济舱)。

  提示:延期1个月内回国的,无须办理延期手续。对未获批准超出规定应回国时间1个月以上回国的,留学服务中心不予办理回国机票订购手续。

  3.奖学金结算

  公派留学人员提前回国时间超过7天者扣除其超过7天部分的奖学金。

  4.办理户口注销和银行帐户注销手续

  回国前,留学人员应按规定到所在城市市政部门户口注销手续(Abmelden),并根据需要办理在德银行账户注销手续。

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